레드캡

안녕하세요. 레드캡기업출장 입니다. 

“스카이스캐너에서는 더 싼 항공권이 나오는데, 왜 회사에서 예약한 항공권은 더 비싼가요?” 기업 출장 담당자라면 한 번쯤은 받아 봤을 질문일텐데요. 

겉보기엔 같은 구간, 같은 좌석인데 가격 차이가 나니 임직원 입장에서는 의구심이 생길 수밖에 없습니다.  하지만 기업 출장은 일정 변경이나 예외 상황이 발생할 가능성을 고려해 운영됩니다. 항공권 가격에는 이동 비용 외에도 출장을 안정적으로 운영하기 위한 조건과 관리 구조가 함께 반영됩니다. 가격만 놓고 비교하면, 이후 발생할 수 있는 리스크 비용을 놓치기 쉽습니다. 

그래서 기업 출장에서는 항공권을 얼마나 싸게 샀는지보다, 출장 전체 비용을 어떤 기준으로 관리할지(TCO 관점)부터 정리할 필요가 있습니다. 왜 그런지 아래에서 하나씩 짚어보겠습니다.

같은 이코노미석이라도 항공권 조건은 다릅니다

출발지와 도착지가 같고, 좌석 등급도 동일하기 때문에, 겉으로 보면 OTA에서 확인한 최저가 항공권과 큰 차이가 없어 보일 수 있습니다.

기업 출장은 일반 여행과 달리, 일정 변경이나 예외 상황을 염두에 두고 운영됩니다. 같은 이코노미석이라도 변경·취소 조건이나 좌석 운영 방식에 따라, 실제 출장 리스크는 크게 달라질 수 있습니다.

기업 출장에서 항공권은 ‘운영’의 관점이 필요합니다

OTA를 통해 구매한 항공권은 예약과 발권 이후 거래가 종료되는 구조입니다. 이후 일정 변경이나 결항·지연과 같은 상황이 발생하면, 개별 규정에 따라 출장자가 직접 대응해야 하는 경우가 많습니다.

반면 기업 출장 환경에서는 출장 일정이 변경되거나 비정상 운항이 발생할 가능성까지 고려해 출장이 실제로 수행될 수 있도록 관리 구조를 설계합니다.

비즈니스를 차질 없이 수행해야 하는 출장에서는 항공권은 단순한 이동 수단이 아니라, 일정 변경 시 재발권이 가능한지, 대체 항공편을 얼마나 빠르게 확보할 수 있는지, 출장 전체 일정에 미치는 영향을 최소화할 수 있는지 등을 함께 고려해 운영되어야 합니다. 

기업 출장은 ‘총 관리 비용’ 관점에서 봐야합니다

기업 출장은 일정 변경 가능성을 완전히 배제할 수 없습니다. OTA를 통한 저렴한 항공권은 초기 비용은 낮아 보이지만, 일정이 한 번만 변경되더라도 변경·취소 수수료, 재구매 비용, 일정 지연에 따른 업무 차질 등으로 총 출장비를 높이는 요인이 될 수 있습니다.

출장 확정률이 100%가 아니라면, 초기 구매 비용이 다소 높더라도 변경 리스크를 관리해 주는 항공권 구조가 장기적으로는 기업의 실질 출장비를 낮추는 경우가 많습니다. 그래서 기업 출장은 초기 구매 비용이 아니라, 변경 가능성까지 포함한 총 관리 비용(TCO) 관점에서 판단할 필요가 있습니다.

기업 출장은 ‘예외 상황’에 대응할 수 있도록 설계합니다 

기업 출장 전문 여행사는 항공권을 단순히 예약·발권하는 데서 끝내지 않고, 출장이 실제로 수행될 수 있도록 운영 구조를 함께 설계합니다.

일정 변경이 발생했을 때 재발권이 가능한지, 좌석 대기가 필요한 상황에서 대응 여지가 있는지, 예외 상황이 출장 전체 일정에 미치는 영향을 얼마나 줄일 수 있는지를 함께 고려합니다.

반복되는 출장 노선이나 이용 패턴이 있는 경우, 항공사와의 협의를 통해 좌석 운영 조건이나 요금 적용 범위를 조정해 기업전용요금을 설계하고 성수기나 비정상 운항 상황에서도 출장을 안정적으로 이어가기 위한 운영 조건을 확보합니다. 

기업출장담당자가 반드시 점검해야 할 3가지 기준

1. 리스크 비용을 함께 고려하고 있는지

일정 변경 시 발생할 수 있는 매몰 비용까지 포함해, 현재 항공권 운영 방식이 연간 총비용 관점에서 합리적인지 점검할 필요가 있습니다.

2. 안정적 공급 구조를 확보하고 있는지

특정 노선에 반복적인 출장이 있다면, 성수기에도 좌석과 가격을 안정적으로 관리할 수 있는 구조인지 확인해야합니다.

3. 출장 관리가 일원화 되어 있는지

개별 예약으로 발생하는 비효율과 이슈 대응 리스크를 줄이고, 출장 관리를 일원화 해 운영할 수 있는지도 중요합니다.

출장 관리는 단순한 구매가 아니라, 기준과 구조를 함께 관리해야 하는 영역입니다. 우리 기업 환경에 가장 적합한 전략적 비용 구조를 만드는 것이 가장 스마트하게 출장 비용을 절감하는 방법일 수 있으니, 기업 환경과 출장 패턴에 따라 우리 기업의 출장 환경에 맞는 항공권 기준과 비용 구조를 정리해 보세요. 

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