레드캡

해외 출장은 설렘보다는 막막함이 앞서는 경우가 많습니다. 미디어에서 보던 프로 직장인의 모습과 달리, 첫 출장은 준비부터 난관이죠. 

막상 떠나려 하면 어디서부터 시작해야 할지 막막할 수 있습니다. 특히 관련 부서가 아니라면 더욱 그럴텐데요.

하지만 걱정하지 마세요! 레드캡투어와 함께 출장 준비의 모든 과정을 차근차근 알아보도록 하겠습니다.

첫 해외 출장을 위한 첫 번째 단계 '출장 품의 작성법'

1. 출장 사실 보고 및 품의서 작성

출장 준비의 첫 단계는 회사에 출장 사실을 알리고, 관련 부서와 절차를 조율하는 것입니다. 출장 비용과 휴가 처리도 필요한 만큼, 개인 비용이 아닌 회사 예산을 사용할 때는 

정해진 예산과 사내 규정을 반드시 확인해야 합니다.

2. 출장 품의서에 포함해야 할 주요 항목

회사마다 품의서 항목은 조금씩 다르지만, 일반적으로 아래 내용을 포함합니다

:출장자명, 출장 기간 및 장소, 출장 유형과 목적, 출장 일정, 예상 출장비 (항공비, 숙박비, 참가비, 기타비용 등)

3. 출장 비용 추산

출장 비용을 추산하려면 실시간 항공권, 호텔, 현지 비용을 조회해야 합니다. 

항공권 금액은 유류할증료나 좌석에 따라 변동될 수 있으므로, 실제 탑승 시점에 맞춘 금액을 기재하는 것이 좋습니다.

4. 현지 규정 및 추가 비용 확인

국가별 입국 규정(감염병 정책, 비자, 여행자 보험 등)을 확인하여 예상치 못한 비용이 발생하지 않도록 준비하세요. 

입국 규정에 따라 추가 비용이 발생할 경우, "기타비" 항목에 포함해 계산해야 합니다.

5. 출장 장소 예약 비용

출장 중 직접 업체를 방문하는 것이 아닌 경우, 행사 참가비나 미팅 장소 예약비용이 발생할 수 있습니다. 이러한 경우도 품의서에 반드시 포함해야 합니다.

6. 원화 및 외화 비용 구분

품의서 작성 시 비용이 원화인지 외화인지 명확히 구분하고, 외화의 경우 환율 변동 가능성도 기재합니다.

7. 최종 품의서 제출

모든 준비가 완료되면, 작성한 품의서를 소속 부서와 유관 부서(재무, 인사 등)에 제출합니다. 

이를 통해 출장의 첫 단계가 마무리됩니다.

이 모든 과정을 효율적으로 관리하고 싶다면? 

레드캡투어의 출장 관리 시스템(BTMS 4.0)를 이용하시면

출장의 사전 준비부터 도착 후 정산까지 모든 절차를 체계적으로 진행할 수 있습니다.

이렇게 레드캡투어의 BTMS 시스템은 출장자의 인사 정보, 사내 규정 등을 분석하여 출장 품의 작성부터 결재까지 한 번에 가능한데요, 

시작부터 눈 앞이 깜깜한 출장 준비, 걱정말고 레드캡과 차근차근 준비해 나가볼까요?